Розпорядження міського голови № 1155 від 29.10.2009

Про вдосконалення організації і проведення особистого прийому громадян та розгляду їх письмових звернень

 

        З метою створення необхідних умов для реалізації конституційних прав громадян, поліпшення організації та забезпечення системної роботи зі зверненнями громадян, підвищення відповідальності керівників виконавчих органів міської ради та розв язання проблем, які спричиняють обґрунтовані пропозиції, заяви та скарги громадян, керуючись ст. 40 Конституції України, ст. 22 Закону України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 07.02.2008 №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування»,
 
РОЗПОРЯДЖУЮСЬ:
 
1.Затвердити:          
        1.1. Порядок організації і проведення особистого прийому громадян міським головою, заступниками міського голови (додається).
        1.2. Порядок опрацювання та розгляду письмових звернень громадян (додається).                                                                                                                                         
2. Заступникам міського голови, за участю начальників управлінь, відділів міської ради:
        2.1. Особистий прийом громадян проводити в кімнаті особистого прийому громадян міської ради протягом робочих днів тижня згідно із графіком.
         2.2. Вжити заходи щодо системного, кваліфікованого, всебічного розгляду письмових звернень громадян та контролю за виконанням доручень, розв язання проблем, що спричиняють скарги, і додержанням термінів розгляду звернень, передбачених чинним законодавством.
         2.3. Вжити необхідні заходи щодо підвищення персональної відповідальності посадових осіб за неналежне реагування на обґрунтовані пропозиції, заяви та скарги громадян, організацію роботи із зверненнями і проведенням особистого прийому громадян.                                                                   
2.4. Не допускати випадків проведення особистого прийому громадян іншими посадовими особами. Погоджувати у разі непередбачених обставин (хвороба, відрядження) заміну прийому громадян іншою посадовою особою за розподілом з заступником міського голови.
       3. Установити, що при необхідності зміни до графіку особистого прийому громадян вносить перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради за погодженням з головою.
                               4. Начальнику управління по зв’язкам з громадськістю              Ровенському М.В. забезпечити щомісячне опублікування графіків проведення особистого прийому громадян, висвітлення аналітичних матеріалів, відомостей про роботу зі зверненнями громадян в засобах масової інформації.
         5. Відділу по роботі зі зверненнями громадян  міськради (Гвоздецький):
         5.1. Посилити контроль за дотриманням виконавчими органами міської ради, районними у місті Донецьку рад відповідних указів, доручень Президента України та розпоряджень і постанов Кабінету Міністрів України щодо роботи із зверненнями громадян, визначених Порядків; щоквартально аналізувати хід їх виконання та надавати міському голові аналітичні довідки з цих питань.
                               5.2. Щомісяця аналізувати стан роботи із зверненнями громадян.
         5.3. Щомісяця проводити перевірки роботи із зверненнями громадян у виконавчих органів міської ради та районних у місті Донецьку радах.
         6. Розпорядження Донецького міського голови від 22. 11.2006 №1300 «Про вдосконалення організації і проведення особистого прийому громадян та розгляду їх письмових звернень» визнати таким, що втратило чинність.
         7. Контроль за виконанням розпорядження покласти на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради – керуючого справами виконкому міської ради Денисенко А.П.
 
 
 
Міський голова                                                                    О.О. Лук янченко
 
 
П О Р Я Д О К
 
організації і проведення особистого прийому громадян
міським головою, заступниками міського голови
 
1. Загальні положення
 
Цей Порядок розроблено у відповідності із Конституцією України, Законом України “Про звернення громадян”, Указом Президента України від 07.02.2008 №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» і визначає основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян.
 
 
2. Порядок організації і проведення
особистого прийому  громадян
 
1. Прийом громадян здійснюється щоденно в приймальні  Донецької міської ради спеціалістами відділу по роботі зі зверненнями  громадян загального відділу міської ради, відповідальними за організацію і проведення особистого прийому громадян,  в кімнаті особистого прийому громадян в установлені графіком дні, крім вихідних та святкових днів.
2. Вхід громадян до приймальні вільний і не потребує оформлення перепустки та пред’явлення документів, щопосвідчують особу.
3. Інформація про порядок особистого прийому громадян в міській раді і графіки прийому публікуються у засобах масової інформації, розміщуються на Веб-сайті міського голови, в приміщеннях приймальні громадян міської ради, районних в місті Донецьку радах.               
4. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами (крім неповнолітніх дітей). Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.
5. Особистий прийом громадян міським головою, першим заступником, заступниками голови, проводиться згідно затвердженому графіку з питань, вирішення яких належить до повноважень Донецької міської ради, її виконкому, міського голови, а також відповідно до функціонального розподілу обов’язків між посадовими особами міської ради.
Прийом жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати героїня», Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни проводиться особисто міським головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови першочергово у дні прийому, згідно із графіком.
6. Особистий прийом міським головою проводиться за попереднім записом, тільки після розгляду питання, яке ставить громадянин, заступниками міського голови за напрямками діяльності, якщо вирішення цього питання належить до компетенції міської ради, її виконкому, міського голови, але не вирішено по суті під час розгляду попередніх звернень.
6.1. Попередній запис громадян на особистий прийом здійснюється лише до міського голови протягом 10 днів з 10 по 20 число місяця  спеціалістами відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради, відповідальними за організацію і проведення особистого прийому громадян,   з 13.00 до 16.00, у п ятницю з 9.00 до 14.00. Запис на особистий прийом до міського голови проводиться у списку особистого прийому громадян, який заповнюється згідно документів, що посвідчують особу, де визначається короткий зміст порушеного питання, на підставі письмової заяви.
6.2. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до міського голови спеціалісти відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради, відповідальні за організацію і проведення особистого прийому громадян,  проводять співбесіду за результатами якої:
6.2.1. З’ясовують прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання громадянина, зміст питання, посадових осіб, до яких він звертався за місцем проживання і рішення, яке було прийнято з цього питання.
6.2.2. Вивчають питання, з яким громадянин бажає звернутись на особистий прийом до міського голови.
6.2.3. Надають допомогу щодо розгляду порушених питань заступниками міського голови, начальниками структурних підрозділів міської ради, іншими установами та організаціями, до повноважень яких входить вирішення порушеного питання, у випадку, коли громадянин вперше звертається до міської ради. 
У тому разі, коли громадянин звертається до міської ради повторно, з’ясовують до кого з заступників міського голови або якого структурного підрозділу міської ради він вже звертався і яке рішення було прийнято ними, при цьому перевіряються попередні звернення, матеріали по їх розгляду, висновки, довідки, відповіді осіб, які розглядали питання раніше, і якщо питання не вирішено по суті, вносять дані заявника та суть його питання до списку громадян, які бажають звернутися на особистий прийом до міського голови.
6.2.4.  Складають список громадян, які бажають звернутися на особистий прийом до міського голови за 10 робочих днів до дня прийому та надають його начальнику відділу по роботі зі зверненнями громадян.
6.2.5. Повідомляють громадянина про день і час його прийому міським головою особисто, за телефоном або письмово на підставі затвердженого комісією з питань розгляду звернень громадян списку особистого прийому.
6.2.6. Заповнюють картки особистого прийому згідно зі списком та організовують їх особистий прийом в день прийому за графіком.
 
 
6.2.7. Запрошують взяти участь в особистому прийомі міським  головою керівників виконавчих органів міської ради, місцевих органів виконавчої  влади, районних у місті Донецьку рад, визначених за погодженим міським головою списком.
6.2.8. Контролюють розгляд та додержання термінів розгляду звернень на особистому прийомі і готують довідку за результатами вирішення питань, що розглядалися міським головою на минулому особистому прийомі.
 
7. Начальник відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради:
 
7.1. Вивчає списки громадян та їх особисті справи, матеріали та інші документи і забезпечує добірку матеріалів з питань, що розглядатимуться на особистому прийомі у міського голови, після чого складає список громадян, які записані на особистий прийом до міського голови та надає його на затвердження комісії з питань розгляду звернень громадян.
7.2. Визначає керівників виконавчих органів міської ради і місцевих органів виконавчої влади, районних у місті Донецьку рад, які повинні бути присутніми на особистому прийомі, та складає їх список для погодження міським головою.
7.3. Запитує від цих керівників інформацію стосовно результатів розгляду порушених заявником питань.
7.4. Надає помічнику міського голови для погодження список громадян, які записані на особистий прийом, список запрошених на прийом міського голови, інформацію про соціальний стан, характер порушених питань та назву районів, з яких записані громадяни, а також довідку про результати вирішення питань громадян з минулого прийому.
8. Керівники виконавчих органів міської ради, голови районних у місті Донецьку рад, надають начальнику відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради інформацію щодо розгляду питань, які порушуються громадянином на особистому прийомі, не пізніше трьох робочих днів до дати прийому.
9. Начальник відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради, помічник міського голови, присутні на особистому прийомі, забезпечують організацію його проведення та оформлення на реєстраційно-контрольних картках за результатами прийому резолюцій і доручень міського голови.
10. Особистий прийом громадян першим заступником, заступниками міського голови здійснюється згідно із графіком, без попереднього запису, в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.
11. Запис громадян на особистий прийом до першого заступника, заступників міського голови здійснюється у день їх прийому спеціалістами відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради, відповідальними за організацію і проведення  особистого прийому громадян, на реєстраційно-контрольних картках для чого, згідно пред’явленого документу, яке посвідчує особу, з’ясовують прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання громадянина та зміст порушеного питання.
 
12. Під час проведення прийому громадян, відповідальні за організацію і проведення особистого прийому громадян в міській раді:
12.1. Забезпечують першочерговий прийом (у дні прийому) жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати героїня» Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни.
12.2. Вивчають проблеми, з яких громадяни звертаються на особистий прийом до міського голови, заступників міського голови (далі – керівник), надають їм допомогу в попередньому розгляді вказаних питань у виконавчих органів міської ради, установах і організаціях, до повноважень яких належить їх розгляд та вирішення.
12.3. Здійснюють добірку матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі, для чого з’ясовують результати розгляду попередніх звернень.
12.4. Контролюють розгляд та додержання термінів розгляду звернень громадян, які були на особистому прийомі у заступників міського голови, готують довідки за результатами вирішення питань, що розглядалися на минулому прийомі і надають їх начальнику відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради.
13.Помічник міського голови  та відповідальні особи:
13.1. Присутні на особистому прийомі забезпечують організацію його проведення, оформлення на реєстраційно-контрольних картках резолюцій і доручень керівника за результатами прийому.
13.2. Повертають після закінчення прийому, але не пізніше наступного дня начальнику відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради  реєстраційно-контрольні картки з резолюціями  керівника для опрацювання.
13.3. Контролюють виконання наданих на прийомі заступниками міського голови доручень виконавцями у встановлений термін, згідно списків щодо їх контролю наданих відділом по роботі зі зверненнями громадян, узгоджують виконавцям проекти інформацій і відповідей заявникам та надають їх на ознайомлення та підпис керівнику за 3 дні до настання терміну виконання.
14. Якщо виконавців, згідно резолюції декілька, збір інформації і узагальнення відповіді громадянину здійснює перший виконавець, у випадку коли першим з них є перший заступник або заступники міського голови, відділ по роботі зі зверненнями громадян здійснює збір інформацій від усіх виконавців та її узагальнення. При цьому збір інформації здійснюється за 4 робочих дні до терміну виконання, визначеному керівником.
 
 
 
3. Прийняття рішень за результатами особистого прийому
 
1. Після розмови і ознайомлення з документами заявника посадова особа, яка веде особистий прийом може приймати по зверненнях наступні рішення:
- про задоволення питання, порушеного під час прийому. При цьому надається вказівка у письмовій чи усній формі відповідній посадовій особі про здійснення в зазначені терміни конкретних дій, які заносяться у реєстраційно-контрольну картку заявника.
- про передачу питання, порушеного у зверненні під час прийому, для розгляду у відповідні органи (відділи, управління міської ради, районні у місті Донецьку ради, тощо): якщо вирішення питання, порушеного у зверненні, не належить до повноважень міської ради, її виконкому, міського голови, воно пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину. У випадках, коли питання належить до повноважень міської ради, помічник міського голови, відповідальні особи, за дорученням посадової особи, яка проводить прийом, пише резолюцію у реєстраційно-контрольній картці заявника із вказівкою прізвища керівника, завдання, яке необхідно виконати, та термін виконання. Про результати розгляду обов’язково надається письмова відповідь заявнику за підписом посадової особи, яка веде особистий прийом;
- про відмову у вирішенні питання. При цьому заявнику повідомляються мотивовані причини відмови, з посиланням на нормативно-правові акти, про що робиться відмітка у контрольно-реєстраційній картці, і надається обов’язкова письмова відповідь за підписом посадової особи, яка проводила особистий  прийом, з роз’ясненням порядку оскарження рішення.
- про надання роз’яснення по суті питання заявника згідно чинному законодавству. У цьому випадку робиться відмітка у реєстраційно-контрольній картці заявника. У випадку, коли заявник не вимагає письмової відповіді, остання не надається, про що також робиться відмітка у картці.
2. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянину може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви.
Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому для письмових звернень.
Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).
3. Після закінчення особистого прийому помічник міського голови,  відповідальні особи, не пізніше наступного дня повертають реєстраційно-контрольні картки з резолюціями керівництва міської ради до відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради для узагальнення, опрацювання звернень.
4. Облік звернень особистого прийому ведеться відділом по роботі зі зверненнями громадян міської ради відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 04.97 № 348.
5. Контроль за дотриманням графіку особистого прийому керівником здійснюють спеціалісти відділу по роботі зі зверненнями громадян відповідальні за організацію і проведення  особистого прийому громадян міської ради, які аналізують і узагальнюють звернення громадян на особистому прийомі та інформують  про це начальника відділу по роботі зі зверненнями громадян щоденно, який доповідає заступнику міського голови - керуючому справами - щомісячно і щоквартально – міському голові, першому заступнику і заступникам міського голови про результати особистого прийому громадян.
 
 
 
 
 
Заступник міського голови -
керуючий справами                                                         А.П.Денисенко
 
 
 
                                                                                
 
 
 
П О Р Я Д О К
 
 
 
 
опрацювання та розгляду письмових звернень громадян 
 
І. Загальні положення
 
1. Цей Порядок розроблено відповідно до Конституції України, Законів України “Про звернення громадян”, “Про місцеві державні адміністрації”, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, установах, організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (далі – Інструкція з діловодства) та встановлює єдиний для управлінь і відділів міської ради  порядок прийому, реєстрації, розгляду  звернень громадян, а також визначає порядок контролю за розглядом звернень, виконанням доручень, дотриманням   термінів розгляду та наданням відповідей заявникам.
 
 
 
 
 
2. Письмові звернення - це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, які направлені поштою або передані громадянином, особисто чи через уповноважену  особу, якщо ці повноваження оформлені згідно чинного законодавства.
 
 
 
3. Письмові звернення можуть бути:
 
індивідуальні
-          звернення, які подані окремою особою;
 
колективні
-          звернення,  подані групою осіб;
 
анонімні
-          письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, по яким не можливо встановити авторство;
повторні
-          викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги громадян (або групою осіб) виключно по тим питанням, які вже були викладені у попередніх зверненнях і які розглянуті  по суті,    при цьому відсутні нові дані або факти, які потребують додаткового вирішення;
 
 
-          якщо у зверненні оскаржуються рішення, прийняті при попередньому розгляді звернення в міській раді;
 
-          якщо у зверненні повідомляється про несвоєчасний розгляд питань, коли термін розгляду порушено і
 
     заявник не отримав відповіді;
 
-          не вирішені по суті чи не в повному обсязі питання, підняті у попередньому зверненні;
дуплетні
-          це пропозиції, заяви, скарги одного й того ж громадянина (або однієї і тієї же групи осіб) з одного і того ж питання, які направлені різним адресатам та які надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, засобів масової інформації за належністю до міської ради для їх вирішення по суті, якщо останні вже отримали звернення відповідного змісту, при цьому, дуплетні звернення до групи повторних звернень не відносяться
 
4. Опрацювання письмових звернень, які надійшли до міської ради, її виконкому, міського голови здійснює відділ по роботі зі зверненнями громадян міської ради, який несе відповідальність за організацію діловодства та додержання вимог цього Порядку в міськраді.
 
 
ІІ. Прийом,   первинний розгляд та реєстрація
письмових звернень громадян
 
 
 
 
1. Письмові звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов’язковому прийому, реєстрації та первинному розгляду з метою визначення їх належності до компетенції міськради. Листи громадян отримує, розконвертовує канцелярія загального відділу міськради та в день отримання передає за реєстром надходження відділу по роботі зі зверненнями громадян міськради. А також звернення можуть поступати через приймальню громадян.
2. Спеціалісти з обліку письмових звернень громадян відділу по роботі зі зверненнями громадян міськради  перевіряють відповідність отриманих листів реєстру надходження, наявність конверту та додатків до листів. Отримані з канцелярії загального відділу  листи громадян підлягають обов’язковій реєстрації. На листах ставиться штамп, в якому зазначається дата надходження. Датою надходження листів у відділі по роботі зі зверненнями громадян вважається дата отримання їх з канцелярії загального відділу, або безпосередньо від заявників. Перед реєстрацією листи перевіряються на повторність, а потім реєструються в електронній реєстраційно-контрольній картці,  куди заносяться реєстраційний індекс листа, код міста або району, в якому проживає автор письмового звернення, прізвище, ім’я та по батькові заявника, його адреса, індекс звернення, тобто вся інформація, яка потрібна для розгляду питання. Якщо звернення надійшло через органи вищого рівня або інші органи, в картці ставиться номер і дата цього супровідного листа та адресат. Реєстраційний індекс звернення складається обов’язково за даними Інструкції з діловодства.
Якщо звернення надійшло повторно, то на картці ставиться відповідна запис “ПОВТОРНО” або позначка буквою (“П”).
Зареєстровані листи в цей же день передаються для проведення попереднього розгляду спеціалістам з розгляду звернень відділу по роботі зі зверненнями громадян міськради, згідно закріплених за ними районів міста.
 
ІІІ. Попередній розгляд письмових звернень.
 
1. Спеціалісти з розгляду звернень відділу по роботі зі зверненнями громадян здійснюють попередній розгляд звернень, для чого:
1.1. Перевіряють їх на відповідність вимогам ст.5 Закону України “Про звернення громадян”.
1.2. Вивчають  звернення та визначають:
1.2.1. Вид звернення, згідно із ст.3 Закону України „Про звернення громадян”, з ясовують суть, характер і зміст звернення, та в електронній реєстраційно-контрольній картці проставляють кодовану позначку пропозиції, заяви, скарги.
1.2.2. Компетенцію органа, який повинен розглянути його звернення (міськвиконком чи інші органи влади).
1.2.3. Якщо лист взятий на контроль органом вищого рівня влади, то картки заповнюються на бланках з червоною смужкою та ставиться штамп “Контроль” і термін подання інформації про наслідки вирішення, а в разі, коли орган влади вищого рівня вимагає повернення листа, то робиться помітка “Підлягає поверненню” або “Лист повернути”.
1.2.4. Опрацьовані реєстраційно-контрольні картки, разом зі зверненнями повертаються спеціалістам з обліку звернень відділу по роботі зі зверненнями громадян міськради для внесення короткого змісту та введення і заповнення необхідних реквізитів в електронну реєстраційно-контрольну картку   бази даних звернень та їх реєстрації. По закінченню цієї роботи звернення передаються на розгляд керівництву міськради, під підпис  відповідальних осіб на першій картці, для накладання резолюції. Якщо звернення визначено повторним, то до реєстраційно-контрольної картки додається особова справа заявника з попередніми зверненнями та листуванням по ньому.
Прийом, первинний розгляд, реєстрація та попередній розгляд звернень у відділі по роботі зі зверненнями громадян не повинен перевищувати 3-х денний термін.
2. Листи жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати героїня», Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, контрольні звернення, які надійшли через органи вищого рівня попередньому розгляду підлягають першочергово.
3. Звернення, оформлене без дотримання вимог ст.5 Закону України „Про звернення громадян” (тобто в ньому не вказані прізвище, ім’я, по батькові або адреса, не підписане автором або відсутня дата, не викладено суть порушеного питання) повертається авторові з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні відділу по роботі зі  зверненнями громадян міськради.
4. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визначається анонімним і розгляду не підлягає.
 5. Письмові звернення, в яких порушені питання, що не входять до повноважень міської ради, її виконкому, міського голови, пересилаються для розгляду за належністю органу, в компетенцію якого входить вирішення питання в термін не більше 5 робочих днів з дня надходження до міськради, про що повідомляється громадянин, який подав звернення.
Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.
6. Звернення, в яких порушені питання належать вирішенню міськрадою, її виконкомом, міським головою передаються відділом по роботі зі зверненнями громадян не пізніше, як на 3-й робочий день після реєстрації, на розгляд керівництву міськради, згідно розподілу функціональних обов’язків, крім міського голови, який розглядає особисто:
6.1. Письмові звернення жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати героїня», Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни.
6.2. Звернення громадян, які направлені на розгляд міському голові з дорученнями особисто Президентом України, Прем’єр-міністром України та Головою Верховної Ради України.
6.3. Звернення громадян (в т.ч. і колективні), в яких оскаржуються дії чи рішення органів місцевого самоврядування в м. Донецьку або їх посадових осіб, або в яких повідомляється про незаконні корупційні дії або бездіяльність та невиконання службових обов’язків з цих причин  посадовими особами органів місцевого самоврядування в м. Донецьку. Такі звернення, за дорученням міського голови, розглядаються комісійно за участю заявника, відповідних управлінь і відділів міськради.
6.4. Повторні звернення, які надійшли  від  одного і того ж громадянина, або групи громадян -  тобто повторне колективне звернення з одного і того ж питання, якщо воно вирішено по суті під час розгляду попереднього звернення або не вирішено і вимагає особистого втручання міського голови за поданням першого заступника міського голови, заступників міського  голови, або комісії з розгляду звернень громадян на підставі вимог ст. 8 Закону України «Про звернення громадян» визначається доцільність припинення листування.
 
 
 
 
 
 
IV. Розгляд звернень міським головою
 та заступниками міського голови
 
1. Письмові звернення на розгляд міському голові та заступникам міського голови (далі – керівник) від відділу по роботі зі зверненнями громадян приймають відповідальні особи , які повинні:
-                ознайомитися зі змістом звернення;
-                визначити виконавця,  в компетенцію якого входить вирішення визначених у зверненні питань. Для вирішення питань, які належать до компетенції і повноважень міськради, керівник повинен визначати виконавця переважно зі структурних підрозділів міськради, які курують ту чи іншу галузь з залученням до розгляду листів та інформування про результати керівників підприємств, установ незалежно від форм власності, структурних підрозділів міськради. Доручати розгляд звернень безпосередньо керівникам підприємств, установ, організацій  незалежно від форм власності забороняється;
-                підготувати проект доручення виконавцю та встановити йому термін розгляду звернення, після чого, надати звернення на розгляд керівництву міськради.
2. Міський голова, перший заступник, заступники голови міськради при розгляді звернень громадян зобов’язані уважно вникати в їх суть, у разі потреби призначити виконавцю провести комісійний розгляд звернення, з виїздом на місце або за участю заявника та визначити заходи щодо вирішення питання і розв’язання проблем, які є підставою для скарги або обгрунтованих звернень. Якщо проект резолюції відповідає цим вимогам, вона повинна бути ними підписана і датована. Розгляд листів громадян керівниками повинен проводиться протягом одного робочого дня, з дня отримання його на розгляд, але не пізніше загального терміну опрацювання звернень, який не повинен перевищувати п’яти робочих днів.
3. По зверненнях, в яких порушене питання не належить до компетенції міськради, керівник міськради може надати такі доручення:
3.1. Визначити виконавця, якому необхідно розглянути звернення і вирішити питання по суті, згідно компетенції, в таких випадках на контроль керівником такі звернення не ставляться.
3.2. Направити звернення на розгляд за належністю на підставі п.3. ст..7 Закону України „Про звернення громадян” (Наприклад: звернення, де викладене питання, вирішення яких не належить до компетенції органів місцевого самоврядування, або які належать до компетенції територіальних управлінь центральних органів виконавчої влади).
4. Під час розгляду повторних звернень керівник може доручити виконавцю, до компетенції якого входить вирішення питання по суті, підготувати матеріали на розгляд комісії з питань розгляду звернень громадян або проект листа міському голові про припинення листування на підставі п.п.2,3 ст.8 Закону України “Про звернення громадян”.
5. Якщо виконавців визначено декілька, заступники міського голови повинні визначити одного виконавця для збору і узагальнення інформації та підготовки відповіді заявнику або інформування про результати розгляду орган вищого рівня, яким встановлено контроль за розглядом звернення.
6. Обов’язковому контролю за вирішенням питань громадян підлягають:
6.1. Листи, про наслідки розгляду яких просять повідомити органи влади вищого рівня.
6.2. Звернення жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни і Радянської Армії та інвалідів праці, учасників Великої Вітчизняної війни, ветеранів праці, багатодітних матерів, громадян, які потерпіли внаслідок Чорнобильської катастрофи.
6.3. Скарги на дії чи рішення, органів місцевого самоврядування або їх посадових осіб.
6.4. Повідомлення про порушення законності, про корупційні дії та зловживання державними службовцями.
6.5. Повторні і колективні звернення.
6.6. Листи, в резолюції по яких указані конкретні завдання та терміни.
6.7. За вказівкою керівництва на контроль можуть братися також інші письмові звернення, вирішення яких належить до компетенції органів виконавчої влади.
7.Терміни розгляду звернень встановлюються на підставі ст.20 Закону “Про звернення громадян”:
- невідкладно або не більш 15 днів, якщо вирішення питання не потребують додаткового вивчання;
в інших випадках - не більше одного місяця (30 днів) від дня їх надходження.
8.Термін розгляду звернення  продовжується до 45 днів з моменту надходження звернення до міськради керівництвом міськради на підставі обгрунтованого подання виконавця з повідомленням про це заявника.
 
 
 
V. Опрацювання резолюції керівника, направлення звернень до виконавців, організація контролю за вирішенням питань та дотриманню термінів розгляду звернень
 
1. Розглянуті керівником письмові звернення через відповідальну особу передаються відділу по роботі зі зверненнями громадян міськради для опрацювання резолюції та направлення звернення на розгляд відповідним виконавцям.
2. Резолюція керівництва заноситься до відповідної графи кожної електронної реєстраційно-контрольної картки спеціалістами відділу по роботі зі зверненнями громадян міськради.
3. Спеціалісти відділу по роботі зі  зверненнями громадян загального відділу міської ради:
- доопрацьовують реєстраційно-контрольні картки, перевіряють правильність встановлених термінів розгляду та формують контрольну картотеку звернень;
- друкують супровідні листи за дорученням керівництва міськради;
- перевіряють реквізити адреси виконавців;
- готують для відправки копії звернення та другий примірник реєстраційно-контрольної картки та їх копії і додатки, якщо виконавців декілька;
- опрацьовані документи повертають до спеціалістів відділу, які  вносять додаткові дані в електрону реєстраційно-контрольну картку та базу даних звернень і складають реєстри відправлень  повідомлень і звернень   авторам разом з реєстраційно-контрольною карткою передають виконавцям через канцелярію загального відділу міськради для відправки адресатам.
4. Безпосередній контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює відділ по роботі зі зверненнями громадян міськради.
 Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян проводиться спеціалістами сектору на підставі електронної бази даних контрольних звернень  по датах термінів, які:
4.1. Щоденно контролюють терміни розгляду звернень, для чого визначають та попереджають виконавців за 3 робочих дні до настання терміну про необхідність надання інформації та відповіді заявнику. Про кількість контрольних звернень та наявність  порушень термінів при їх   розгляді доповідають начальнику відділу.
4.2. Щотижня направляють виконавцям нагадування про звернення, які знаходяться на контролі та готують начальнику відділу довідки про стан виконавської дисципліни визначених в дорученнях виконавців.
4.3. Щомісячно готують довідки про стан виконавської дисципліни заступнику міського голови керуючому справами, заступникам міського голови за напрямками діяльності в розрізі курируючих управлінь та закріплених районів міста для проведення нарад та вжиття заходів щодо розгляду  звернень по суті.
4.4. Щоквартально аналізують стан розгляду звернень, вивчають причини, які породжують звернення, дотримання термінів розгляду звернень та готують аналітичні матеріали з цих питань для міського голови.
4.5. Отримують у встановлений термін від виконавців інформацію щодо розгляду та вирішенню питань і копії відповідей заявникам, перевіряють їх зміст на відповідність наданим дорученням, якість та повноту вирішення, здійснюють необхідні відмітки про результати та термін розгляду на контрольній картці, проставляють на інформації дату отримання.
5. Контрольні доручення, визначені керівником за зверненнями громадян, знімаються з контролю лише після того, як вжито заходів щодо вирішення всіх питань, порушених у зверненні, а авторові надано вичерпну письмову відповідь. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль. В цьому випадку, якщо інформація отримана від усіх виконавців керівнику, передається особова справа заявника на розгляд для вирішення питання про зняття з контролю.
6. Звернення, на які даються попередні (проміжні) відповіді та інформація, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань, в іншому  випадку – інформація передається керівнику для ознайомлення та погодження продовження терміну або встановлення додаткового контролю, на який заповнюється додаткова картка та відповідне доручення направляється виконавцю.
7. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю, сформована в установленому порядку особова справа зберігається у відділі по роботі зі зверненнями громадян міськради у картотеці справ. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї справи. Забороняється зберігання справ, стосовно звернень громадян, у виконавців. Відділ по роботі зі зверненнями громадян міськради може надати особову справу заявника виконавцю, за його запитом, тільки під розпис, для роботи з ним у приміщенні відділу, в інших випадках – тільки копії необхідних документів.
 
VI. Вирішення звернень громадян та надання
інформації і відповідей заявникам
 
1. Керівники виконавчих органів міської ради, яким доручено міським головою, заступниками міського голови розгляд звернень громадян, при розгляді звернень громадян, зобов’язані уважно вникати в їх суть, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали та направляти працівників цих органів на місця для перевірки викладених у зверненнях фактів, вживати інших заходів для об’єктивного вирішення поставлених авторами звернень питань, з’ясовувати і усувати причини та умови, які спонукають громадян скаржитись, якщо це не суперечить чинному законодавству.
Безпосередні виконавці при здійсненні перевірок за зверненнями обов’язково спілкуються з їх авторами, з’ясовують усі порушені питання та обставини, детально вникають в їх суть, вживають заходів щодо захисту конституційних прав громадян у межах своєї компетенції відповідно до чинного законодавства.
2. До перевірки звернень громадян можуть залучатися за згодою представники громадськості.
3. За результатами перевірки звернення складається мотивований висновок про результати розгляду звернення громадян, який має містити в собі об’єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів, на підставі якого готується і надається інформація міському голові та його заступникам , які розглядали звернення разом з копією або проектом відповіді заявнику у встановлений законом термін.
4. Інформація керівнику та письмова відповідь заявникам за результатами розгляду звернень надається за підписом керівників структурних підрозділів міськради, районних у місті Донецьку рад , органів місцевого самоврядування та інших органів, яким доручено розгляд звернень, та до повноважень яких входить вирішення порушених у зверненнях питань. (Схема для підготовки письмової відповіді по суті звернень громадян викладена у додатку № 1).
5. Якщо звернення контролювалося органом вищого рівня, то інформації готуються в такому порядку:
5.1. Інформація Президенту України, Прем’єр-міністру України, Голові Верховної Ради України, народним депутатам України, Голові облдержадміністрації, за результатами розгляду звернень громадян готується виконавцями тільки за підписом міського голови, візується першим заступником, заступниками міського голови, відповідно до функціонального розподілу обов’язків, виконавцем, начальником відділу по роботі зі зверненнями громадян .
5.2. Інформація Секретаріату Президента України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, Апарату Верховної Ради України та іншим центральним органам виконавчої влади готується виконавцями за підписом міського голови, першого заступника, заступників міського голови, відповідно до функціонального розподілу обов’язків, візується виконавцем.
6. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень. Контроль за підготовку інформації про розгляд звернень громадян органам вищого рівня здійснює помічник міського голови, відповідальні особи згідно списків, наданих відділом по роботі зі зверненнями громадян; за додержанням термінів та надання інформацій вищим органам влади –спеціалісти відділу по роботі зі зверненнями громадян.
7. Рішення, які приймаються за зверненнями, повинні бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов’язана забезпечити своєчасне і правильне виконання прийнятого рішення, а в разі визнання скарги обґрунтованою – негайно вжити заходів щодо поновлення порушених прав громадян.
8. Звернення вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи і заявникам дані вичерпні відповіді.
9. Відповідь за результатами розгляду звернення в обов’язковому порядку надається в установлений термін тим органом, який його отримав і до компетенції якого входить розв’язання порушених у зверненні питань, за підписом керівника органу або його заступника.
10.У випадку, коли вирішення питання належить до компетенції міськради, відповідь заявнику надається за підписом керівництва міськради.
            11. Якщо вирішення питання не належить до повноважень міськради, її виконкому та міського голови, відповідь заявникам надається, за дорученням керівника, головами районних у місті Донецьку радах.                                                                                                                                                                                                                              
12. Відповідь жінкам, яким присвоєно почесне звання України «Мати героїня», інвалідам Великої Вітчизняної війни, які надійшли до міськради та розглянуті головою міськради, надаються за його особистим підписом. Проект відповіді готує виконавець.
13. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, вжиті місцевими органами влади у межах його компетенції, для захисту конституційних прав громадян.
14. Проекти відповідей готують виконавці, згідно резолюцій керівника, та надають їх відповідно помічнику та відповідальним особам для ознайомлення і погодження з міським головою, першим заступником,  заступниками міського голови  не пізніше чим за 3 дні до настання терміну виконання.
15. Якщо виконавців, згідно резолюції, декілька, збір інформацій і узагальнення відповіді громадянину здійснює перший виконавець, у випадку коли це заступники голови, то збір інформацій проводить відділ по роботі зі зверненнями громадян від усіх виконавців, передає помічнику міського голови або відповідальним особам, які погоджують у керівника проекти обґрунтованих відповідей . При цьому збір інформації здійснюється за 4 робочих дня до терміну виконання, зазначеному керівництвом міської ради.
16. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана.
17. Підписані керівником відповіді заявникам передаються відповідальними особами, начальниками структурних підрозділів міськради, спеціалістами відділу по роботі зі зверненнями громадян районних у місті Донецьку рад, якщо відповідь готувалася ними за відповідним дорученням, до відділу по роботі зі зверненнями громадян міськради у визначений керівництвом міської ради термін для оформлення їх у встановленому порядку і відправки заявнику (Схема документообігу, обробки звернень громадян із заявниками та функції і терміни виконання, зразок відповіді заявнику зазначені у додатках № 1, 2). У всіх випадках на контрольні доручення відповіді (копії) надавати до відділу по роботі зі зверненнями громадян.
18. Вказівки чи доручення начальника відділу по роботі зі зверненнями громадян щодо виконання цього Порядку та розгляду звернень громадян підлягають негайному і безумовному виконанню. Кожен працівник відділу несе персональну відповідальність за зберігання та якість опрацювання звернень громадян, згідно цього Порядку.
          VII. Звернення, які не підлягають розгляду:
 
1. Цей Порядок не поширюється на порядок розгляду звернень визначених ст.12 Закону «Про звернення громадян», який встановлений кримінально-процесуальним, цивільно-процесуальним і трудовим законодавством. Такі звернення у міськраді, її виконкому не розглядаються та направляються на розгляд за належністю на підставі ч.3 ст.7 зазначеного Закону до органу в компетенцію якого входить вирішення порушених питань.
2. Не розглядаються:
2.1. Звернення, які не відповідають вимогам ст.5 Закону.
2.2. Звернення, визначені ст.8 та ст.17 Закону, а саме:
- анонімні звернення;
- повторні звернення, які надійшли до міської ради від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає міський голова за поданням його заступників або пропозицій комісії з питань  розгляду звернень громадян;
- звернення осіб, які визнані судом недієздатними;
- звернення, подані з порушенням термінів, передбачених статею 17 Закону (тобто рішення не було оскаржене заявником протягом одного року, але не пізніше одного місяця з часу ознайомлення), за винятком, коли термін оскарження поновлено за рішенням міського голови.
2.3. Звернення, вирішення яких не належить до повноважень міської ради, її виконкому і міського голови.
 
 
 
Заступник міського голови -
керуючий справами                                                            А.П.Денисенко
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                                   Додаток 1
                                                                    до Порядку опрацювання та
                                                                    розгляду звернень громадян
                                                                    в міськраді або
                                                                    органах вищого рівня
 
Схема для підготовки письмової інформації
 по суті звернень громадян
 
Інформація надсилається на бланку встановленої форми.
 
Дата відправлення інформації
і реєстраційний номер
 
Назва органу, якому адресується документ в називному відмінку
Посилання на номер і дату
органу, з якого надійшов лист
 
 
Заголовок, який в відповідності з Інструкцією по
діловодству, повинен мати кожний документ
 
В інформації вказується:
- за чиїм дорученням, ким розглядався лист, комісійно, за участю депутатів, представників громадськості, правоохоронних органів, заявника;
- якщо факт перевірки безпосередньо на місці;
- чи звертався заявник в місцеві органи влади раніше і підстави для повторного звернення;
- суть порушеного питання;
- оцінка встановленим фактам;
- чи правомірні вимоги заявника з посиланням на діюче законодавство;
- яке прийнято рішення і чому саме, при необхідності указаються конкретні строки його реалізації;
- якщо при перевірці встановлено порушення діючого законодавства, зловживання з боку посадових осіб – зазначається, що вжито для усунення порушень;
- в якій формі повідомлено заявника, чи задовольнили його прийняті рішення;
- якщо відповідь дається про відмову у рішенні питання, то йому указується порядок оскарження прийнятого рішення;
-  наявність додатків, кількість аркушів.
Лист підписується керівником органу чи його заступником. Якщо було персональне доручення, то відповідь підписує та посадова особа, якій доручалось розглянути листа.
В підготовленій інформації указується прізвище та ініціали виконавця, його телефон.
      
        Додаток 2
        до Порядку опрацювання та
        розгляду письмових звернень
        громадян
 
 
Примірний зразок відповіді заявнику
 
Бланк установи
_______________________________________________________
            12.08.2005    № 14-К-01230
 
 
Антонову М.П.
вул. Набережна, 12
м. Донецьк
 
                     Шановний Миколо Павловичу!
 
 
Ваше звернення до Секретаріату Президента України за дорученням облдержадміністрації розглянуто виконкомом міської ради.
Повідомляємо наступне.
Ви перебуваєте на квартирному обліку з 1989 року із складом сім'ї   3 особи  в пільговій черзі під № 8. Ми з розумінням відносимось до Вашого бажання прискорити поліпшення житлових умов. Але, Ваша черга ще не підійшла, житлові права не порушені, оскільки (вказується документ та порядок надання житла і причини відмови в наданні житла).
Упорядковане житло Вам буде надано згідно черзі.
 
У разі незгоди з прийнятим рішенням, Ви маєте право оскаржити його відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян».
 
 
З повагою,
 
Міський голова                                (підпис)                                    П.І.Б.
 

 

Назад

Версия для печати